들어가며: 왜 이 가이드를 쓰는가
2024년 9월, 나는 하버드 의대 포닥으로 왔다.
한국과 다른 미국 대학교의 행정 시스템 앞에서 시행착오를 거치면서 시간을 소비했다.
HIO? HarvardKey? PeopleSoft? HUGHP? 약자들의 홍수 속에서 허우적거렸다.
솔직한 고백: 처음 2주는 “내가 왜 여기 왔지” 싶었다. 행정 처리하랴, 집 구하랴, 아이 학교 알아보랴… 연구는 시작도 못 했다.
이 가이드는 그때 내가 원했던 걸 쓴 것이다. 한국어로 된, 한국인의 관점에서 정리된, 하버드 포닥 가이드.
Part 1: 도착 직후 수속 (첫 2주)
1.1 입국 심사
로건 공항 도착. 입국 심사대로 간다.
준비 서류:
- 여권
- DS-2019
- Offer letter (혹시 모르니)
심사관이 “What’s the purpose of your visit?”하면 “Research fellowship at Harvard Medical School”이라고 답하면 된다. (2026년 최근에는 Research 한다고 하면 baggage check를 많이 한다고 함.)
I-94 확인
예전에는 입국할 때 종이 I-94를 줬다. 지금은 온라인으로 확인한다.
입국 후 반드시 확인:
https://i94.cbp.dhs.gov접속- 여권 정보 입력
- I-94 PDF 다운로드 및 저장
이 서류 여기저기서 계속 요구한다. 꼭 저장해두자.
1.2 HIO 도착 신고
하버드 도착하면 가장 먼저 HIO(Harvard International Office)에 도착 신고를 해야 한다.
링크: harvard.az1.qualtrics.com/jfe/form/SV_50l8XSBf2dPeITQ
입력 내용:
- 여권 정보
- DS-2019 정보
- 미국 주소
- 연락처
10분이면 끝난다. 도착 즉시 하자.
1.3 I-9 작성
I-9은 미국에서 일할 자격이 있다는 걸 증명하는 서류다.
Lab administrator 또는 HR에서 링크를 보내준다. 여권과 DS-2019 정보를 입력하면 된다.
⚠️ 중요: I-9 작성을 안 하면 급여가 안 나온다. HR에서 연락 오면 바로 처리하자.
1.4 Harvard ID 발급
Harvard ID가 있어야 진짜 하버드 생활이 시작된다.
발급 전 확인
Harvard ID를 받으려면 시스템에 등록이 되어야 한다. Lab administrator에게 적극적으로 물어봐야 한다.
💡 꿀팁: 하버드 행정은 먼저 알려주지 않는다. 물어봐야 답이 온다. 가만히 기다리면 아무 일도 안 일어난다.
발급 장소
두 곳에서 발급 가능:
| 장소 | 특징 | 추천도 |
|---|---|---|
| Smith Campus Center | 여권만 있으면 바로 발급, 빠름 | ⭐⭐⭐ 강추 |
| Longwood (HMS) | 서류 더 필요, 줄 길 수 있음 | ⭐⭐ |
추천: Smith Campus Center
주소: 1350 Massachusetts Ave, Cambridge, 8층 Suite 807
1.5 HarvardKey 설정
Harvard ID가 나오면 HarvardKey를 설정해야 한다.
HarvardKey는 하버드의 모든 온라인 시스템에 로그인할 때 쓰는 통합 계정이다.
- 이메일
- PeopleSoft (HR 시스템)
- 도서관
- 할인 사이트 (Outings and Innings)
설정 방법:
key.harvard.edu접속- Harvard ID 번호 입력
- 비밀번호 설정
- Okta Verify (2단계 인증) 설정
⚠️ 주의: 2025년 2월부터 하버드는 기존 Duo에서 Okta Verify로 2단계 인증을 전환했다. Okta Verify 앱을 미리 다운로드해두자.
1.6 Harvard Email 설정
HarvardKey가 설정되면 Harvard 이메일을 받을 수 있다.
의대(HMS) 소속이면 @hms.harvard.edu 이메일이 나온다.
이메일 설정은 IT 부서에서 안내해준다. 보통 Lab administrator가 연결해준다.
Part 3: Benefits 선택 (입사 30일 이내)
이게 가장 복잡하고 중요하다. 30일 안에 선택해야 한다.
3.1 PeopleSoft 접속
Harvard의 HR 시스템은 PeopleSoft다.
링크: hr.harvard.edu
여기서:
- Benefits 선택
- 급여 계좌 등록
- 세금 정보 확인
3.2 의료보험 선택 (*참고: 정형외과 의사도 약관 읽다 현기증 난 사연: 미국 의료보험 완벽 가이드)
Harvard에서 제공하는 의료보험은 크게 두 가지:
HUGHP vs BCBSMA
Harvard 의료보험은 두 보험사를 통해 제공된다. BCBSMA(Blue Cross Blue Shield of Massachusetts)는 HUGHP의 행정 파트너이기도 하지만, 별도의 플랜도 운영한다.
| 보험 | 특징 | 추천 대상 |
|---|---|---|
| HUGHP | Harvard 자체 보험, 동부 MA 네트워크, 저렴 | MA 거주자 (대부분) |
| BCBSMA | 더 넓은 네트워크, 뉴잉글랜드 외 거주자 가능 | MA 외 거주 또는 출장 잦을 때 |
결론: MA(특히 동부 MA)에 거주하면 HUGHP 선택
HMO vs POS vs POS+
| 플랜 | 특징 | 월 비용 |
|---|---|---|
| HMO | In-network만, PCP 필수, 저렴 | $ |
| POS | Out-of-network 일부 커버 | $$ |
| POS+ | In-network 디덕터블/코인슈어런스 없음, OON도 커버 | $$$ |
💡 참고: 뉴잉글랜드 외 거주자는 PPO 플랜도 선택 가능하며, Faculty/비노조 직원은 HDHP(High-Deductible Health Plan)+HSA 옵션도 있다.
추천:
- 건강한 가족, 예산 중시 → HMO
- 임신/출산 예정, 전문의 자주 방문 → POS
- 네트워크 외 병원 필요 → POS+
💡 내 선택: 어린 자녀가 있어서 POS를 골랐다.
3.3 FSA (Flexible Spending Account)
FSA는 비과세 계좌다. 의료비나 육아비를 세전으로 사용할 수 있다. (한도는 2026 기준)
| FSA 종류 | 연간 한도 | 용도 |
|---|---|---|
| Healthcare FSA | $3,400 | 병원비, 약값, 안경 |
| Dependent Care FSA | $7,500 (가구당) | Daycare, 베이비시터 |
⚠️ 주의: “Use It or Lose It” – 연말까지 안 쓰면 날아간다. 확실히 쓸 금액만 넣자.
3.4 치과/안과보험
의료보험과 별도로 선택한다.
- 치과: 미국 치과비 비싸다. 기본이라도 들어두자.
- 안과: 안경 쓰면 들어두는 게 이득.
3.5 Dependent 등록
배우자나 자녀가 있으면 Dependent로 등록해야 보험 혜택을 받는다.
필요 서류:
- 영문 가족관계증명서 (배우자용)
- 영문 가족관계증명서 (자녀용)
Part 4: Harvard ID 혜택 총정리
Harvard ID는 단순한 신분증이 아니다. 혜택이 꽤 된다.
4.1 무료 혜택
M2 셔틀버스
Longwood Medical Area(LMA)로 출퇴근하는 사람들의 생명줄.
Harvard ID 있으면 무료!
| 셔틀 | 노선 | 특징 |
|---|---|---|
| M2 | Cambridge ↔ Longwood | ID 없으면 따로 패스를 미리 구매해야 함 |
앱: Passio Go 앱에서 실시간 위치 확인 (2026년 1월부터 기존 TransLoc에서 변경됨)
💡 꿀팁: 출퇴근 시간에는 줄이 길다. 일찍 나가거나 늦게 퇴근하면 쾌적.
도서관
Harvard 도서관 시스템은 세계 최대 규모의 학술 도서관이다.
- 모든 Harvard 도서관 출입
- 책 대출
- 전자책/저널 무료 접근
- 스터디룸 예약
Harvard 박물관
Harvard 소속 박물관 무료 입장:
- Harvard Art Museums (현재 모든 방문객에게 무료)
- Peabody Museum (Harvard ID + 동반 1인 무료)
- Natural History Museum (Harvard ID + 동반 1인 무료)
4.2 할인 혜택
Outings and Innings
Harvard만의 특별한 할인 사이트.
링크: outingsandinnings.harvard.edu
- 영화 티켓
- 뮤지컬/공연 (Broadway 포함)
- 스포츠 경기 (Red Sox, Celtics)
- 테마파크 (Six Flags, Disney)
- 스키장 리프트권
최대 50%까지 할인 가능 (할인율은 항목에 따라 다름)
4.3 피트니스 (MAC), 여러 군데 있음.
MAC (Malkin Athletic Center) – Harvard 메인 피트니스 센터
- 직원(Staff): 기간제 회원권. 비용은 높지 않다.
- 헬스장, 수영장, 농구장, 스쿼시장
등록: recreation.gocrimson.com
Part 5: 세금과 Sprintax
5.1 J-1 비자의 세금 상태
J-1 비자로 온 첫 2년은 Non-Resident Alien 상태다. 세금 처리가 일반 미국인과 다르다. 한국-미국 2년간 Tax treaty가 있어서 세금 혜택 받을 것.
5.2 Sprintax
Sprintax라는 사이트 링크가 이메일로 온다. International scholar를 위한 세금 처리 도구다.
성실히 입력할 것. 나중에 Tax return 할 때 필요하다.
Part 6: 실전 꿀팁
6.1 행정 처리 꿀팁
- 물어봐야 답이 온다: 하버드 행정은 먼저 알려주지 않는다
- 이메일 체크: 중요한 건 다 이메일로 온다
- Lab admin과 친해져라: 모든 행정의 시작점
- 기록 남겨라: 모든 서류 스캔해서 클라우드에
6.2 생활 꿀팁
- HIO OT 참석: International Scholar 오리엔테이션. 한 번쯤 들을 만함
- 셔틀 스케줄 파악: 출퇴근 핵심
- Outings and Innings 적극 활용: 문화생활 할인
- 한인 커뮤니티 가입: 정보 공유 + 사회생활
총정리: 타임라인 체크리스트
출발 전
- [ ] DS-2019 수령
- [ ] 비자 인터뷰 통과
- [ ] 서류 준비 (원본 + 사본)
- [ ] 집 계약 또는 임시 숙소 예약
도착 직후 (Day 1-3)
- [ ] HIO Remote Form 작성
- [ ] I-94 다운로드
- [ ] 은행 계좌 개설
- [ ] 휴대폰 개통
첫 주 (Day 3-7)
- [ ] Lab administrator에게 Harvard ID 독촉
- [ ] Harvard ID 발급 (Smith Campus Center)
- [ ] I-9 작성
첫 2주 (Day 7-14)
- [ ] HarvardKey 설정
- [ ] Harvard Email 설정
- [ ] Sprintax 정보 입력
입사 30일 이내
- [ ] PeopleSoft Benefits 선택
- [ ] 의료보험 (HUGHP/HMO/POS)
- [ ] FSA 설정
- [ ] 치과/안과보험
- [ ] Dependent 등록 (해당시)
첫 달 이후
- [ ] MAC 피트니스 등록
- [ ] Outings and Innings 가입
- [ ] 셔틀 스케줄 파악
- [ ] 도서관 이용 시작
마무리: 하버드 포닥을 준비하는 당신에게
처음 2주는 정말 힘들다.
행정 처리, 집 구하기, 생활 셋업… 연구는 시작도 못 하고 허우적거린다. “이게 맞나?” 싶을 때도 있다.
하지만 지나간다.
한 달이 지나면 익숙해진다. 셔틀 타는 법, 보험 쓰는 법, 도서관 가는 법. 그때부터 진짜 하버드 생활이 시작된다.
이 가이드가 그 2주를 조금이라도 편하게 만들어주길 바란다.
화이팅!
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